USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Y BIOMÉTRICOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO REGISTRAL Y NOTARIAL
El pasado 17 de octubre de 2024, fue publicada la Providencia Administrativa Nro. 525, mediante la cual se implementó la aplicación de medios electrónicos y biométricos para la prestación del servicio público Registral y Notarial.
I. OBJETO: Regular la implementación de medios electrónicos y biométricos en los procesos llevados a cabo por el Servicio Autónomo de Registros y Notarías (SAREN), a efectos de optimizar el servicio de registro y notaría relativos a la comprobación de la identidad de los otorgantes a través del análisis biométrico de la identificación de los usuarios.
II. CONSIDERACIONES GENERALES:
- En la implementación de medios electrónicos relativos a la comprobación biométrica dactilar de los elementos de identificación de los usuarios privará el principio de igualdad, por lo que, la normativa establece que en ningún caso se entenderá como un medio de discriminación o restricción para acceder a dicho servicio.
- El sistema electrónico objeto de la presente normativa, implementado por el SAREN, será susceptible de interoperabilidad y seguridad de la información, bajo los principios de confidencialidad, privacidad y disponibilidad de esa información.
- El sistema podrá recaer sobre la determinación de distintos elementos de identificación y sólo podrá ser usado por el SAREN para sus procedimientos de consulta, sin que pueda disponer de los datos que obtenga para otros fines ni cederlos a terceros.
III. APLICACIÓN DE LOS MEDIOS ELECTRÓNICOS Y DE BIOMETRÍA DACTILAR EN LA VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD:
- Además de la verificación de los elementos contenidos en la cédula de identidad y/o pasaporte, se implementará el examen biométrico de los dibujos de las crestas dactilares, acompañado del registro fotográfico y firma electrónica de los otorgantes.
- El SAREN comprobará la información contra la base de datos del SAIME para luego llevar a cabo el registro fotográfico y firma electrónica de los otorgantes presentes para formalizar el otorgamiento de los actos.
- La suscripción del acto o negocio jurídico se realizará mediante firma digital manuscrita incorporada a la nota de autenticación o de registro a través del medio electrónico dispuesto por el SAREN, y excepcionalmente en medio húmedo (tinta).
- En el caso de discrepancia o error entre la huella dactilar de los otorgantes, se iniciará el proceso de remediación, para lo cual el SAREN dispondrá del personal calificado para ese fin.
- Una vez agotado el proceso anterior, de persistir la objeción, el registrador o notario, según corresponda, realizará la revisión de los elementos contenidos en la cédula de identidad del otorgante y de estar conforme continuará con el proceso. En este caso, se permitirá el uso de la firma autógrafa y huellas dactilares a través de medios húmedos, estampados directamente sobre el documento y el funcionario actuante dejará constancia en la nota de otorgamiento.
- En el caso que la validación de la identidad resulte improcedente, el registrador o notario, según aplique, deberá emitir un acto motivado y notificará al interesado, con el fin de que pueda ejercer los recursos correspondientes.
IV. CARACTERÍSTICAS DEL USO DE LA FIRMA MANUSCRITA DIGITAL:
- El Cumplimiento de las garantías de libertad contractual ante el funcionario, quien dará fe de ello.
- La Firma sobre el medio electrónico tendrá las mismas garantías de la materialización a través de la tinta.
- La firma en los documentos del acto agota su uso válido.
- En el documento contentivo del acto o negocio jurídico presentado ante el registro o notaría, según aplique, se especificará la condición con la que actúa cada otorgante de la firma manuscrita digital, así como la fecha y hora de otorgamiento.
V. VIGENCIA: La Providencia Administrativa Nro. 525 de fecha 17 de octubre de 2024, emitida por el SAREN, entró en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta Oficial Nro. 42.987 de esa misma fecha.
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