ASPECTOS RELEVANTES DE LAS PROVIDENCIAS ADMINISTRATIVAS SOBRE FACTURACIÓN DIGITAL Y SISTEMAS DE FACTURACIÓN
Elina Pou Ruan
Consultora
I. LA PROVIDENCIA Nº SNAT/2024/000102 DE “REGLAS PARA EL USO DE MEDIOS DIGITALES PARA EMITIR FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS”
1. Objeto
La emisión digital de facturas y otros documentos fiscales (notas de crédito y débito, notas de entrega, guías de despacho y comprobantes de retención), lo cual representa un menor número de facturas emitidas en papel.
2. Destinatarios
Aunque la mayor parte de sus normas están dirigidas a los emisores de facturas y demás documentos fiscales, también establece algunas normas sobre las obligaciones que deben cumplir las imprentas digitales a los fines de que puedan tramitar sus respectivas autorizaciones ante el SENIAT, así como las causales para ser revocadas.
La Providencia 102 distingue entre sujetos obligados a usar medios digitales y los sujetos no obligados que pueden optar al uso de medios digitales.
La Providencia 102 deroga a la Providencia 0032 del 2014 que regulaba la utilización de Medios Distintos para la Emisión de Facturas y otros Documentos por los Prestadores de Servicios Masivos, la cual estuvo dirigida a los prestadores de servicios masivos con volúmenes superior a las 10.000 facturas mensuales.
De esta manera, la Providencia 102 tiene un ámbito de aplicación mayor, pues está dirigida tanto a los prestadores de servicios masivos como a los vendedores de bienes, sin importar el número de facturas emitidas cada mes.
3. Normas que continúan vigentes en materia de facturación
A. Providencia 0071 de “Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos” (Gaceta Oficial Nº 39.795 del 8 de noviembre de 2011)
Aplicable a quienes pueden seguir emitiendo facturas manuales y no se encuentran obligados a emitir facturas digitales.
B. Providencia N° SNAT/2018/0141 de “Normas aplicables a las máquinas fiscales y a las imprentas para la elaboración de facturas preimpresas o en formas libres” (Gaceta Oficial N° 38.863 del 01 de febrero de 2008
Los medios de facturación previstos en esta Providencia subsisten, y en algunos casos con carácter de exclusividad, como el caso de las máquinas fiscales para actividades tales como la venta de alimentos, cigarrillos, productos de limpieza, flores, repuestos de vehículos y un sinfín de productos más.
4. ¿Quiénes están obligados y quienes pueden optar al uso de medios digitales de emisión?
A. Sujetos Obligados
a. Las Personas Naturales y las Personas Jurídicas (públicas o privadas) que efectúen operaciones comerciales exclusivamente a través de medios electrónicos o portales web.
b. Las Personas Naturales y las Personas Jurídicas (públicas o privadas) que se encuentren obligadas al uso de máquinas fiscales y que realicen simultáneamente operaciones comerciales a través de medios electrónicos o portales web.
En estos casos, la Providencia 102 indica que tales personas deben registrar en el Libro de Ventas, en forma separada, las operaciones realizadas por máquina fiscal y las efectuadas por medios electrónicos o portales web.
Por lo anterior, interpretamos que no está contemplada la sustitución de medios de emisión, en cuyo caso, los obligados al uso de máquinas fiscales seguirán emitiendo facturas físicas por ese medio cuando las ventas sean realizadas en sus sedes, mientras que las ventas que realicen por medios electrónicos o portales web debe facturarlas por medios digitales.
B. Sujetos que pueden optar por el uso de medios digitales
a. Las Personas Jurídicas (públicas o privadas) autorizadas por la Administración Tributaria, no obligadas al uso exclusivo de máquinas fiscales.
5. ¿Qué debemos entender por realizar o efectuar operaciones comerciales?
A. Sobre el carácter comercial de las operaciones
Se entiende que se refiere a la realización de actos de comercio, lo cual excluye los actos de naturaleza esencialmente civil o aquellos de carácter profesional regulados por leyes especiales como el ejercicio de la medicina, contaduría, ingeniería, derecho, entre otras.
B. Sobre la realización de las operaciones comerciales
En el contexto de la Providencia 102, se entiende que realizar o efectuar operaciones comerciales se refiere a la venta de bienes o servicios comerciales que genera la obligación de emitir facturas digitales a aquellas personas naturales o jurídicas cuya actividad es realizada exclusivamente a través de medios electrónicos o portales web.
En este sentido, surge la inquietud en conocer cuando se debe considerar configurada la operación. Algunos piensan que el lugar del pago o de la entrega del producto vendido son elementos determinantes para precisar el medio a través del cual se realiza la operación (electrónico o físico). Sin embargo, desde el punto de vista del derecho de las obligaciones, si tomamos en cuenta que el fin de la operación comercial es el intercambio de bienes o servicios, la operación se concreta o se realiza desde el momento en que se verifican los elementos esenciales para ello, es decir, el consentimiento o acuerdo entre las partes respecto al objeto, precio y demás condiciones de la operación.
Por lo anterior, resulta importante analizar las operaciones comerciales de cada vendedor o prestador de servicio, sea persona natural o jurídica, para determinar dónde y cómo se concretan las operaciones. En otras palabras, es necesario confirmar si el perfeccionamiento o realización de la operación ocurre a través de medio electrónicos o portales web; advirtiendo que el uso de medios electrónicos o portales web con fines exclusivamente publicitarios o de exhibición de bienes y servicios, no basta para concretar las operaciones.
6. Requisitos y condiciones para solicitar autorización para el uso de medios digitales
Entre otros, los siguientes:
A. Poseer conexión permanente a internet.
B. Disponer de la infraestructura tecnológica para el procesamiento, almacenamiento y el resguardo de la información o contratar los servicios de un tercero.
C. Contratar a una imprenta digital autorizada.
D. Contar con sistemas de contingencia.
E. Permitir al SENIAT el acceso por medios digitales para la consulta de las facturas y otros documentos emitidos, por un lapso de diez (10) años.
F. Facilitar la consulta de los documentos al usuario final, a través de su página Web o de la Imprenta Digital.
G. Suministrar al SENIAT la clave de acceso a la base de datos en la cual queda registrada electrónicamente toda acción efectuada para la emisión de las facturas.
7. Plazos
A. La intendencia del SENIAT tendrá un plazo de 30 días hábiles para acordar o negar la solicitud de autorización de uso de medios digitales que presente una persona jurídica no obligada (aquella que no esté obligada al uso exclusivo de máquinas fiscales).
B. La intendencia del SENIAT tendrá un plazo de 30 días hábiles para acordar o negar la solicitud de autorización a las imprentas para la asignación de números de control de los documentos fiscales, así como para la emisión de los mismos.
C. Se mantienen vigentes las autorizaciones que fueron otorgadas a los emisores de facturas con base en la Providencia Administrativa Providencia Nº SNAT/2014/0032 (Gaceta Oficial Nº 40.488 del 2 de septiembre de 2014), sobre el “Uso de Medios Distintos para la Emisión de Facturas y otros Documentos por los Prestadores de Servicios Masivos”.
II. LA PROVIDENCIA Nº SNAT/2024/000121 DE “CONDICIONES Y REQUISITOS PARA LOS PROVEEDORES DE SISTEMAS INFORMÁTICOS PARA LA EMISIÓN DE FACTURAS Y OTROS DOCUMENTOS FISCALES”
1. Objeto
La adecuación o adaptación de los sistemas informáticos a las exigencias de la Administración Tributaria en cuanto a integridad, continuidad, confiabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad e inviolabilidad de los registros de las operaciones, para tener un control fiscal más eficaz sobre la información que registran tales sistemas.
2. Destinatarios
A. Proveedores de sistemas informáticos para la emisión digital de facturas y otros documentos, domiciliados en el país.
B. Desarrolladores.
C. Sujetos Pasivos.
3. Pasos para obtener la autorización para los Proveedores
A. Se presenta una solicitud al SENIAT junto con los recaudos previstos en la Providencia.
B. El SENIAT realiza una evaluación y emite un informe técnico.
C. El Intendente del SENIAT, de acuerdo al informe, debe emitir la Homologación respectiva en 15 días hábiles.
4. Requisitos técnicos claves exigidos a los sistemas informáticos
A. Integridad, continuidad, confiabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad e inviolabilidad de los registros.
B. Remisión por medios electrónicos al SENIAT, de forma continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, inmediata y fehaciente de los registros de facturación o de interés fiscal que sean requeridos.
C. Permitir la corrección o anulación de la factura únicamente mediante la emisión de notas de débito o crédito.
D. Todos los datos registrados deben encontrarse fechados, indicando la hora en que se efectúa el registro.
E. Otorgar una clave de consulta al SENIAT que permita el acceso al sistema así como a la interfaz de programación de aplicaciones y al resto de las funcionalidades.
5. Disposición Final Cuarta: adaptación o adquisición de los sistemas informáticos
Conforme a la Disposición Final Cuarta de la Providencia:
“Los sujetos pasivos tendrán 90 días continuos (19 de marzo de 2025), contados a partir de la fecha de publicación de la Providencia en la Gaceta Oficial, para adaptar o adquirir los sistemas informáticos homologados y autorizados por el SENIAT, para la emisión de facturas y otros documentos fiscales”.
6. ¿A que sujetos pasivos se refiere?
Nuestra interpretación es que los “sujetos pasivos” a los que se refiere la Disposición Final Primera son aquellos sujetos pasivos de obligaciones tributarias que emiten facturas (digitales o no) a través de sistemas informáticos, por lo que consideramos que quedan excluidos de esta obligación aquellos que continúan emitiendo las facturas preimpresas que están previstas en la Providencia 0071 de “Normas Generales de Emisión de Facturas y otros Documentos”, que aún se encuentra vigente.
7. Recomendaciones generales
A. Buscar asesoría técnica que permita confirmar la homologación y adecuación de los sistemas informáticos a las nuevas normativas y requisitos.
B. Buscar asesoría legal para revisar las operaciones o modelos de comercialización utilizados a los fines de confirmar si se cumplen las condiciones para quedar obligados a emitir facturas digitales.
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